Công ty TVC đã triển khai dự án nghiên cứu và phát triển một hệ thống phần mềm giúp cho các hệ thống mạng máy tính ở Việt Nam có thể được sử dụng hiệu quả hơn, đặc biệt là phần mềm có thể được triển khai cho toàn bộ một đơn vị một cách đơn giản, phần mềm “TVC Office – Văn phòng điện tử”.

Phần mềm TVC Office được phát triển với 2 phiên bản khác nhau:

• TVC Office Com– Văn phòng điện tử dành cho các doanh nghiệp

• TVC Office Gov – Văn phòng điện tử dành cho các cơ quan hành chính  

Vậy TVC Office là gì, triết lý khi thiết kế và các chức năng chính của TVC Officenhư thế nào ?    

TVC Office – Văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế thân thiện đối với người sử dụng, giao diện hoàn toàn tiếng Việt. Tiêu chí của TVC Office là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, tạo cảm giác thích thú khi sử dụng phần mềm giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin, biến họ trở thành “tín đồ” của CNTT.

TVC Office tích hợp đầy đủ các tính năng, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng máy tính văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, phòng ban, chỉ đạo xử lý công việc qua mạng. Bạn có thể hội thoại, nhắn tin, gửi file trực tiếp, trưng cầu ý kiến, gửi tin nhắn ra điện thoại di động, lên lịch làm việc, đăng ký lịch họp, nhắc việc, giao việc (tự nhắc mình, nhắc người khác qua mạng), quản lý danh bạ... Đặc biệt, trên hệ thống này, bạn cũng có thể xử lý, tạo, duyệt các văn bản, giấy tờ theo những chu trình (luồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi.

Vận dụng một triết lý hoàn toàn mới là “Khiến thông tin tìm đến với người sử dụng”, TVC Office giúp bạn nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất. Tính năng tự động thông báo (notify) sẽ thông báo cho bạn biết mỗi khi có thông tin mới với đầy đủ nội dung trích yếu, tên và ảnh của người gửi. Bạn cũng có thể tùy biến qui định những ai sẽ được notify.

I. CHỨC NĂNG

1. Quản lý lịch làm việc

 Tạo lịch cá nhân hoặc nhóm làm việc.

Hiển thị trực quan, linh hoạt trên biểu đồ thời gian

Nhiều cách hiển thị lịch giúp người dùng quản lý lịch một cách tiện lợi

Tạo các thời khóa biểu theo cá nhân, nhóm, theo phòng ban, đơn vị

Thông báo cho người tham gia lịch mỗi khi có lịch được tạo mới hay thay đổi

Đăng ký, xét duyệt việc sử dụng phòng họp, thiết bị.

2.Giao việc, nhắc việc qua mạng

Giao việc cho cá nhân, nhóm , phòng ban .

Quản lý tiến độ công việc, báo cáo công việc theo đầu việc, tuần, tháng…

Trao đổi nhanh giữa những người tham gia trong công việc

Hoạch định công việc ra thành các công việc nhỏ hơn để thực hiện.

Ghi nhớ các thông tin cần thiết trong quá trình làm việc.

Thống kê tổng kết tình hình xử lý công việc theo thời gian

Nhắc nhở khi công việc tới hạn giải quyết

Quản lý các checklist công việc.

3. Quản lý các thông báo chung

Tạo lập, xoá bỏ các hòm thư thông báo chung cho toàn cơ quan, từng phòng ban hay cho từng nhóm.

Gửi thông báo, nội qui, kết luận giao ban… đến cán bộ thông qua các hòm thư đã tạo lập, giúp những thông tin này đến được cán bộ một cách nhanh chóng, chính xác.

4. Duyệt bài viết cho các toà báo, đài truyền hình, đài tiếng nói

Cung cấp tính năng duyệt bài viết về nội dung và hình thức. Phù hợp với các cơ quan có trang Web, các toà soạn báo, đài truyền hình, đài phát thanh, nó được sử dụng để duyệt các bài viết trước khi đưa lên Website hay đăng báo, phát sóng.

5. Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file

Hệ thống tích hợp các tiện ích phổ biến nhất của mạng máy tính như gửi nhận email, gửi tài liệu trực tiếp tránh bị lây nhiễm virus khi chia sẻ tài liệu bằng share ổ đĩa.

6. Trưng cầu ý kiến

Thông qua chức năng trưng cầu ý kiến hệ thống có thể thu thập ý kiến của tất cả nhân viên trong cơ quan, có thể tạo lập các cuộc bình bầu.

7. Quản lý tin nhắn di động

Gửi tin nhắn ra điện thoại di động: Gửi tin nhắn theo cá nhân, theo nhóm, đặt thời gian gửi, giúp triệu tập hoặc nhắc nhở cán bộ trước các cuộc họp một cách kịp thời, nhanh chóng.

Cảnh báo sự cố: Thông qua việc gửi tin nhắn ra điện thoại di động ta có thể được cảnh báo khi có sự cố xảy ra, như một dịch vụ hay một máy tính quan trọng nào đó trong mạng không còn hoạt động,…giúp người quản trị phát hiện sự cố từ đó đưa ra phương án giải quyết kịp thời.

8. Hệ thống notify

Chủ động thông báo cho cho người sử dụng biết khi có thông tin quan trọng.

Cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”.

Có thể thông báo qua di động nếu phát hiện người sử dụng không ngồi trước máy tính.

9. Hệ thống phân quyền

Phần mềm được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ quan. Với từng đối tượng sử dụng, tùy thuộc vào mức quyền được đặt bởi quản trị viên hệ thống mà người sử dụng có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng loại dữ liệu. NOffice quản lý dữ liệu theo các Folder với cấu trúc hình cây, mỗi Folder như một kho dữ liệu được tích lũy hàng ngày và được phân quyền chặt chẽ. Có thể thêm bớt các Folder tùy theo nhu cầu sử dụng của cơ quan cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”. Tuỳ theo bạn là ai mà quyền hạn của bạn khi tham gia vào hệ thống là khác nhau (Có thể được nhìn thấy những gì, có được xoá, sửa, hay gửi thông tin lên hay không ?).

10. Quản lý, trình duyệt văn bản đến

Gõ văn bản trực tiếp.

Nhập văn bản đến qua máy scaner.

Nhập văn bản đến qua mạng (email, fax,..)

Đánh số văn bản tự động hoặc văn thư tự đánh số.

Luân chuyển, xử lý văn bản đến: Văn thư chuyển đến người phân phối văn bản, chuyển lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, chuyển đến các lãnh đạo đơn vị, các lãnh đạo đơn vị có thể chuyển đến chuyên viên cấp dưới của mình, hoặc chuyển trực tiếp đến chuyên viên để giải quyết.

Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.

Cập nhật thông tin xử lý văn bản đến: Lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các đơn vị và chuyên viên giải quyết.

11. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi

Tạo lập dự thảo văn bản đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn thảo dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.

Luân chuyển dự thảo văn bản đi: chuyên viên soạn thảo văn bản gửi văn bản xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các văn bản được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành văn bản đi, các văn bản cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo.

Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo văn bản, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến.

Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.

Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa đổi dự thảo văn bản, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời.

Cấp số đi cho văn bản đi: khi dự thảo văn bản được phê duyệt thành văn bản đi và được phép phát hành, văn thư sẽ cấp số cho văn bản hoặc hệ thống sẽ cấp số tự động và lưu vào sổ văn bản đi.

Phát hành văn bản đi qua mạng: Có thể gửi các văn bản đến các đơn vị khác thông qua email, nếu đơn vị nhận văn bản cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp văn bản qua hệ thống.

12. Quản lý hồ sơ công việc

Tạo lập hồ sơ công việc: Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý văn bản, giấy tờ theo những công việc, vụ việc nhất định dễ dàng hơn.

Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, công việc, hệ thống cập nhật kết quả giải quyết công việc, chuyên viên có thể đóng hồ sơ và nó tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống.

Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các văn bản, tài liệu liên quan vào hồ sơ hoặc loại bỏ văn bản, tài liệu ra khỏi hồ sơ công việc.

13. Công cụ định nghĩa luồng công việc

 Xử lý văn bản, giấy tờ là một trong những công việc quan trọng của lãnh đạo cơ quan, các chuyên viên, tại mỗi cơ quan có những quy trình xử lý văn bản riêng, mỗi loại văn bản cũng có quy trình xử lý khác nhau… vì vậy hệ thống hỗ trợ khả năng định nghĩa luồng công việc giúp cho mỗi cơ quan có thể tự định nghĩa luồng công việc riêng của mình, có thể dễ dàng thay đổi quy trình xử lý khi cần thiết, nó bao gồm các chức năng chính sau:

Tạo lập, xoá bỏ hay thay đổi các luồng văn bản đi, đến của cơ quan.

Định nghĩa quyền hạn, nghĩa vụ xử lý văn bản tại mỗi nút.

Tuân theo chuẩn WfMC.

14. Hệ thống chuyển văn bản liên thông

 Để tiến tới chính phủ điện tử thì việc chuyển văn bản giữa các cơ quan phải được thực hiện qua mạng, TVC Office đã sẵn sàng cho việc này, tất cả các văn bản lưu thông trên TVC Office khi muốn chuyển tới các đơn vị khác đều có thể được chuyển qua mạng, trong đó áp dụng các biện pháp mã hóa và ký điện tử để đảm bảo an ninh thông tin.

ngư

15. Khai thác thông tin

 Tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất công việc (đang thực hiện dở, đã xong,…) theo thời gian đến, đi….

Tìm kiếm văn bản theo nội dung toàn văn (Full Text).

Lập báo cáo tổng hợp thống kê văn bản đến, văn bản đi.

Lập báo cáo tổng hợp tình hình xử lý công việc.

Cung cấp công cụ xem văn bản được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ đi tiếp tới đâu….

16. Quản trị hệ thống

 Tạo lập danh sách người sử dụng , nhóm sử dụng.

Tạo lập danh mục chức danh, người sử dụng.

Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu.

II. Đào tạo sử dụng

Công ty TVC có trách nhiệm kết hợp với Quý khách hàng tổ chức các buổi giới thiệu và hướng dẫn sử dụng cho người dùng mà không phải trả thêm bất kỳ khoản chi phí nào. Trường hợp Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức thêm các buổi hướng dẫn cho người dùng (quá số buổi quy định trong bảng chào giá), thì chi phí đào tạo là do bên Mua chịu.