Phần mềm thư viện điện tử là giải pháp tin học hóa toàn diện cho các thư viện ngày nay. Sản phẩm này đã thực sự ứng dụng CNTT để tự động hóa tất cả các chu trình hoạt động của một thư viện hiện đại, cung cấp các tính năng cần thiết cho một thư viện để sẵn sàng hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế, cũng như quản lý các xuất bản phẩm điện tử.

Đặc điểm nổi bật của phần mềm thư viện điện tử là tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, các chuẩn thư viện và khả năng tuỳ biến cao.

Các quy trình nghiệp vụ bao gồm các hoạt động nghiệp vụ của thư viện từ khâu bổ sung tư liệu cho đến khi tư liệu đến tay độc giả.

Các chuẩn thư viện bao gồm:

Khổ mẫu trao đổi ISO2709.
Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21, UNIMARC.
Hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, TCVN 4743-89
Hỗ trợ các khung phân loại khác nhau như DDC, BBK, PTB... song song tồn tại.
Hỗ trợ các khung đề mục chủ đề, bộ từ khóa thống nhất... nhằm phù hợp với điều kiện thực tế các thư viện tại Việt Nam.
Khả năng tùy biến là khả năng tạo ra các định dạng cho các sản phẩm thư mục từ dữ liệu biên mục một cách tức thời mà không cần thay đổi mã nguồn.

Với thiết kế theo mô hình chủ/khách (client/server) hiện đại, sử dụng giao diện Web, phần mềm này cho phép máy trạm -với gần như bất kỳ cấu hình nào- khai thác hệ thống hiệu quả. Việc chọn lựa cấu hình máy chủ và hệ quản trị CSDL phụ thuộc vào độ lớn của thư viện: số lượng ấn phẩm, số lượng độc giả cần quản lý, lượng giao dịch trong một ngày ... Phần mềm đã hoạt động ổn định với nhiều mô hình thư viện có độ lớn khác nhau, sử dụng các hệ thống nền khác nhau, với hệ quản trị CSDL MS SQL server và DB2, trên hệ điều hành MS Windows NT/2000 và Linux, là những hệ quản trị CSDL và hệ điều hành phổ biến tại Việt Nam.

Tính năng nổi bật

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
• Là hệ thống tích hợp, tự động hóa được mọi hoạt động nghiệp vụ của Thư viện truyền thống.
• Trao đổi được dữ liệu liên thông giữa các Thư Viện thông qua trao đổi biểu ghi thư mục.
• Hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ theo chuẩn Unicode, TCVN3.
• Có khả năng nhập/xuất dữ liệu với CDS/ISIS.
• Tích hợp mã vạch trong hoạt động nghiệp vụ.
• Chuyển đổi giữa các phân hệ trong hệ thống một cách dễ dàng.
• Có khả năng tuỳ biến.
• Tích hợp với mọi dạng dữ liệu số hóa. Quản lý các dữ liệu số hóa – cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy nhập các dạng tài liệu : văn bản, hình ảnh, âm thanh, video – hướng đi mới cho thư viện hiện đại.
• Thiết kế theo hướng mở, dễ dàng tích hợp thêm các phân hệ mới.
• Hỗ trợ nhiều dạng thống kê (biểu đồ, báo cáo...)

1. Phân hệ Biên mục

Là một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục. Cho phép tiến hành mọi khâu trong quy trình biên mục bao gồm: nhập mới, sửa chữa, xoá, duyệt, xem.
Phân hệ biên mục hỗ trợ chuẩn ISBN và được bổ sung thêm các trường dữ liệu đặc thù cho nghành thư viện Việt Nam.

Phân hệ này còn cho phép kết xuất sản phẩm thư mục đầu ra như phích phiếu.

Một số các tính năng khác:

- Từ điển tham chiếu: Để đảm bảo tính nhất quán trong công tác biên mục. Phần mềm này cho phép hỗ trợ các khung phân loại như BBK, DDC, PTB, các loại từ điển như Nước xuất bản, Ngôn ngữ, Từ khoá, Vật mang tin,…

- Hỗ trợ Unicode, TCVN3.

- Đặc biệt cho phép người dùng nhập trực tiếp các kỳ hiệu phân loại hoặc tự động sinh các ký hiệu phân loại theo từ điển khung phân loại.

- Quản lý nhập kho với khả năng xử lý việc gán và in mã vạch cho số đăng ký cá biệt và các thông tin xếp giá khác.

2. Phân hệ mượn trả

Phân hệ này tin học hóa quá trình lưu thông ấn phẩm giữa thư viện và độc giả đồng thời nó cũng giúp cho thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả để tiến hành các thống kê đa dạng.

Hoạt động mượn trả được tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công của cán bộ thư viện và vẫn đảm bảo chính sách với độc giả của thư viện được tiến hành chặt chẽ. Chương trình tự động hợp lệ độc giả: kiểm tra hạn thẻ, số sách được mượn, vị trí của độc giả trong hàng đợi. Hợp lệ ấn phẩm: ấn phẩm đang được sử dụng hay đang ở trạng thái rỗi...

3. Phân hệ độc giả:

Phân hệ này giúp thư viện trong việc quản lý độc giả và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến độc giả như cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ hay cắt hiệu lực của thẻ.

Phân hệ cũng cho phép thư viện phân loại độc giả và các chính sách riêng với từng nhóm độc giả.

Cung cấp các phép thống kê độc giả khác nhau theo tuổi tác, ngành nghề, thời gian cấp thẻ và hết hạn thẻ.

Phân hệ tra cứu:

Là một cầu nối giúp độc giả và thư viện giao tiếp với nhau tiện lợi hiệu quả. Phân hệ này được tích hợp trên mạng Intranet/Internet để tạo ra một môi trường phục vụ độc giả tra cứu và sử dụng thông tin tư liệu do thư viện cung cấp vào mọi lúc và tại mọi nơi. Thư viện cũng có thể điều tra và thống kê được những lĩnh vực mà độc giả quan tâm cũng như nhận được các ý kiến phản hồi của độc giả.
Phân hệ tra cứu còn mang tới cho bạn đọc không chỉ những ấn phẩm ở dạng truyền thống (tài liệu, sách báo) mà còn cả những ấn phẩm ở dạng điện tử (các văn bản, sách điện tử, phim, hình ảnh, bản đồ, âm thanh...). Với cơ chế tìm kiếm toàn văn bằng tiếng Việt không phân biệt chữ hoa hay chữ thường với nhiều giao diện tra cứu theo các tiêu chí tra cứu khác nhau, độc giả có thể tìm kiếm tư liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng. Độc giả có thể sử dụng toán tử logic để tổ hợp các điều kiện tìm kiếm đó hay tìm kiếm bằng cách sử dụng các ký tự đại diện (willcard character) cho phép có thể đưa ra các yêu cầu tìm kiếm mở, tìm kiếm gần đúng.

4. Phân hệ quản trị hệ thống:

Phân hệ này được quản lý bởi nhóm người quản trị có quyền sử dụng cao nhất trong hệ thống. Chức năng của phân hệ này là bảo vệ an ninh cho hệ thống, tránh sự truy nhập bất hợp pháp từ bên ngoài vào hệ thống. Cho phép cấp tài khoản truy cập vào hệ thống hay hủy bỏ các tài khoản đang sử dụng.

5. Phân hệ thống kê:

- Thống kê và vẽ đồ thị về hoạt động bổ sung (số đầu sách, bản sách tăng giảm) định kỳ hàng năm, hàng tháng và hàng ngày hoặc cho bất kỳ một khoảng thời gian được người dùng giới hạn. Ngoài ra còn có thê thống kê lượng lưu thông của tư liệu trong quá trình mượn trả của độc giả.

- Người dùng có thể tiến hành các thống kê khác nhau liên quan đến cộng đồng độc giả như vẽ đồ thị phân loại độc giả theo nhóm tuổi, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, theo nhóm độc giả...

LĨNH VỰC ÁP DỤNG :

eLib là phần mềm được thiết kế tổng thể cho phép tất cả các đơn vị thuộc các nghành thư viện sử dụng hiệu quả. eLib được xây dựng theo hướng mở, dễ dàng nâng cấp, mở rộng trong tương lai